Tata Cara Membuat Sertifikat Tanah Elektronik

Kita semua pasti sudah mendengar kabar kalau pemerintah telah menerbitkan Peraturan Menteri ATR/Kepala BPN Nomor 1 Tahun 2021 tentang Sertifikat Elektronik atau e-sertifikat atau sertifikat-el. Aturan tersebut merupakan payung hukum untuk digitalisasi tanda bukti kepemilikan tanah. Aturan mengenai sertifikat elektronik sendiri berlaku mulai 12 Januari 2021. Nantinya, semua sertifikat tanah yang selama ini berbentuk fisik, akan ditarik untuk digantikan sertifikat elektronik. Lalu bagaimana cara membuat sertifikat elektronik? Terdapat dua cara penerbitan sertifikat tanah elektronik seperti yang tercantum dalam pasal 6 regulasi ini.

Tata Cara Membuat Sertifikata Tanah Elektronik

Sertifikat Tanah Elektronik

Tata Cara Penerbitan Sertifikat Tanah Elektronik

Mengutip website resmi Kementerian Agraria dan Tata Ruang/Badan Pertanahan Nasional (ATR/BPN), ada dua cara penerbitan sertifikat elektronik. Pertama, penerbitan Sertifikat-el untuk pertama kali dilakukan melalui pendaftaran tanah pertama kali untuk tanah yang belum terdaftar. Kedua, penerbitan juga bisa dilakukan melalui penggantian sertifikat menjadi sertifikat-el untuk tanah yang sudah terdaftar. Nah, nantinya Peraturan Menteri ATR/Kepala BPN Nomor 1 Tahun 2021 tentang Sertifikat Elektronik dan PMNA No 3 Tahun 1997 akan berlaku secara berdampingan dalam penyelenggaraan pendaftaran tanah.

Hal ini dikarenakan beberapa hal, yakni pelaksanaan pendaftaran tanah di seluruh wilayah Indonesia belum seluruhnya terdaftar. Sehingga data fisik dan data yuridis tanah untuk setiap bidang tanah belum seluruhnya tersedia. Pemberlakuannya juga akan secara bertahap mengingat banyaknya bidang tanah yang ada di Indonesia, kemudian sesuai dengan kondisi geografis yang sangat beragam dan kondisi sosial ekonomi masyarakat yang majemuk.

Pendaftaran pertama untuk tanah belum terdaftar

Penerbitan sertifikat tanah elektronik bagi pendaftaran tanah pertama kali untuk tanah yang belum terdaftar meliputi pengumpulan dan pengolahan data fisik, pembuktian hak dan pembukuannya, penerbitan Sertifikat, penyajian data fisik dan data yuridis, serta penyimpanan daftar umum dan dokumen, dilaksanakan melalui Sistem Elektronik. Adapun hasil kegiatan pengumpulan dan pengolahan data fisik berupa Dokumen Elektronik. Dokumen Elektronik ini terdiri dari gambar ukur, peta bidang tanah atau peta ruang, surat ukur, gambar denah satuan rumah susun atau surat ukur ruang, dan/atau dokumen lainnya, yang merupakan hasil pengumpulan dan pengolahan data fisik.

Nantinya, setiap bidang tanah yang sudah ditetapkan batas-batasnya, baik dalam pendaftaran tanah secara sistematik maupun sporadik diberikan nomor identifikasi bidang tanah. Dengan begitu, tanah yang sudah ditetapkan haknya menjadi hak atas tanah, hak pengelolaan, hak milik atas satuan rumah susun, hak tanggungan atau tanah wakaf siap didaftar melalui Sistem Elektronik dan diterbitkan Sertifikat-el.

Kumpulan Sertifikat-el yang tersimpan di Pangkalan Data secara berurutan sesuai edisinya sebagai riwayat pendaftaran tanah menjadi buku tanah elektronik. Nantinya setiap pemilik hak akan memiliki Sertifikat-el dan akses atas Sertifikat-el pada Sistem Elektronik. Hanya saja, Sertifikat-el dan akses tidak diberikan kepada pemegang hak/nazhir apabila data fisik atau data yuridis tidak lengkap atau masih disengketakan. Dalam hal data fisik atau data yuridis sudah dilengkapi atau sengketa dinyatakan telah selesai maka Sertifikat-el dan akses dapat diberikan kepada pemegang hak/nazhir.

Ganti sertifikat fisik ke elektronik

Ketentuan mengenai hal ini tertuang dalam pasal 14 aturan tersebut. Dijelaskan bahwa penggantian Sertifikat menjadi Sertifikat-el dilakukan untuk bidang tanah yang sudah terdaftar dan diterbitkan Sertipikat Hak Atas Tanah, hak pengelolaan, hak milik atas satuan rumah susun atau tanah wakaf.

Penggantian Sertifikat menjadi Sertifikat-el dilaksanakan melalui permohonan pelayanan pemeliharaan data pendaftaran tanah. Penggantian dilakukan apabila data fisik dan data yuridis pada buku tanah dan sertifikat telah sesuai dengan data fisik dan data yuridis dalam Sistem Elektronik. Jika data fisik dan data yuridis belum sesuai maka Kepala Kantor Pertanahan melakukan validasi. Validasi ini meliputi data pemegang hak, data fisik, dan data yuridis.

Penggantian Sertifikat menjadi Sertifikat-el termasuk penggantian buku tanah, surat ukur dan/atau gambar denah satuan rumah susun menjadi Dokumen Elektronik. Penggantian Sertifikat-el juga tetap dicatat pada buku tanah, surat ukur dan/atau gambar denah satuan rumah susun. Nantinya, Kepala Kantor Pertanahan menarik Sertifikat untuk disatukan dengan buku tanah dan disimpan menjadi warkah pada Kantor Pertanahan. Seluruh warkah dilakukan alih media (scan) dan disimpan pada Pangkalan Data.

Perlu dijelaskan juga sesuai dengan pasal 16 peraturan tersebut bahwa tidak ada penarikan sertifikat analog oleh kepala kantor. Jadi saat masyarakat ingin mengganti sertifikat analog ke elektronik atau terjadi peralihan hak atau pemeliharaan data, maka sertifikat analognya ditarik oleh kepala kantor digantikan oleh sertifikat elektronik.